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Management des pôles et des unités fonctionnelles
Année : 2012
Audit des secrétariats médicaux - FORMATION
COMPÉTENCES VISÉES
OBJECTIFS, CONTENUS
Réaliser un état des lieux : phase 1
• Le lancement du projet avec le groupe projet et visite du site : présentation, validation et organisation de la démarche avec le groupe projet, plan de communication, recueil des données existantes.
• L'analyse documentaire des documents demandés : fiche de poste, horaires, procédures et outils de travail, données qualitatives et quantitatives de l’activité des secrétariats, indicateurs d’activité, de satisfactions, de santé au travail.
• Le diagnostic collectif auprès des secrétaires médicales et de leur encadrement de proximité : objectivation, globalisation et vision partagée des problématiques vécues et des besoins des partenaires et des secrétariats.
• Les auditions en tête à tête d’un membre de la DRH et de la cellule qualité et par pôle : du chef de pôle, de 2 secrétaires, d’un praticien et d’un cadre : pour aborder les points forts et les points faibles autour des : moyens techniques et humains, organisation, processus et circuit de l’information, communication, niveaux des compétences, entraide, espace d’échange et de mutualisation des pratiques…
• Les observations ergonomiques et organisationnelles sur sites.
Proposer des améliorations et développement : phase 2
• Le dépouillement et rapport d’audit : point de vues des personnes auditées, analyse des dysfonctionnements et des points forts rencontrés, suggestions et plan d’actions organisationnels et coopératifs.
• La restitution de l’audit (diagnostic et propositions) au comité de pilotage pour validation.
• La restitution de l’audit aux professionnels : secrétaires médicales et leur encadrement.
• L'envoi du rapport d’audit et la proposition éventuelle d’un accompagnement du plan d’actions.
METHODE• Intervention réalisée par deux consultants dans une démarche participative qui permet l’évaluation sans jugement et implique une bonne information des services audités sur les conditions et l’objectif de l’audit.
• L’établissement constituera un groupe projet (ou comité de pilotage) avec un chef de projet et les acteurs du changement.
• La collaboration avec une personne-ressource de l’établissement est indispensable tout au long de l’intervention.
VALEUR AJOUTEE DE LA FORMATION• Auditer un pivot essentiel dans l’organisation et la transmission des données de la prise en charge des patients dont les pratiques sont hétérogènes.
• Accompagner et donner du sens aux évolutions en cours telles que les : besoins des multiples interlocuteurs et partenariats externes, réorganisation en pôle, modification du rattachement hiérarchique et fonctionnel, facturation des actes, délai des comptes rendus, déploiement de nouveaux outils informatiques et informatisation des dossiers patients, décloisonnement et partage des charges de travail, homogénéisation des pratiques et des processus de travail, développement d’une culture de métier…
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Ce programme de formation est organisé par le GRIEPS pour votre établissement en particulier. Merci de prendre contact avec nous pour que nous définissions ensemble les dates, les modalités d’intervention et pour que nous vous établissions un devis. Si vous êtes à la recherche d’un stage individuel, merci de rechercher les stages Inter ou Mixtes |
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